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La primera etapa del Sistema 5S es Clasificar. Comienza revisando cada artículo sobre, en y debajo de tu escritorio y decide qué es necesario y qué no. Retira los artículos que no te ayudan a realizar tu trabajo diariamente ni aportan valor. Verás un impacto inmediato al completar este primer paso.

• Recicla o tira el exceso de papel, botellas de agua vacías, envoltorios viejos y cualquier desecho, o muda, que se haya acumulado.
• Recuerda la frase “justo a tiempo” cuando clasifiques tus útiles de oficina. Conserva solo lo que necesitas para completar tus tareas diarias en tu escritorio. Devuelve todos los suministros de oficina extra al área común.
• Purga el cajón de cosas inútiles. Deshazte de los bocadillos caducados, bolígrafos y resaltadores secos, clips sueltos y cables al azar. Si no lo has usado en más de un mes, probablemente no lo necesites.

A continuación viene la sistematización, que significa crear un sistema para un espacio particular. Asegúrate de que haya un lugar para todo y que todo esté en su lugar. Durante esta fase, piensa en tu flujo de trabajo diario. Mantén los elementos que usas con frecuencia fácilmente accesibles y los elementos que usas con menos frecuencia más alejados.

• Para los artículos que se colocan en tu escritorio, utiliza cinta washi o cinta de pintor para crear un área delimitada para los objetos que deseas que tengan un lugar asignado (como grapadoras o cinta adhesiva). Crea una etiqueta para lo que se coloca dentro de cada área delimitada. Esto aumenta la eficiencia ya que no perderás tiempo buscando las cosas que necesitas.
• Para los suministros que no usas a diario, utiliza contenedores o cestas del tamaño de un cajón para mantener los artículos separados y organizados. Etiqueta cada cesta con los materiales que contiene para que puedas reponer fácilmente los ítems una vez que se hayan utilizado.
• Crea un espacio para los papeles sueltos que necesitan tu atención. Utiliza una bandeja para papeles etiquetada como “Bandeja de entrada” para todo tu correo, facturas, contratos y otros documentos físicos importantes. De esta manera, se colocan en la misma área para ser revisados y completados cada día.

Una vez que hayas eliminado el desperdicio y creado un flujo de trabajo sistematizado, es hora de probarlo. A medida que pases los próximos días en tu espacio de trabajo nuevo y ordenado, notarás inconsistencias o problemas. El Paso 3, Brillar, llama a refinar estos problemas. Asegúrate de implementar medidas correctivas a medida que surjan los problemas. Por ejemplo, si te das cuenta de que tiendes a alcanzar hacia la derecha para tomar la grapadora, pero está en el lado izquierdo de tu escritorio, este es el momento de cambiarla de lugar.

Una vez que hayas hecho que tu espacio de trabajo Brille mediante el proceso de refinamiento, toma una foto para referencia futura. Tu escritorio debería verse como en la foto al final de cada jornada laboral.

La estandarización asegura que las prácticas sean eficientes y exitosas, de manera que puedan duplicarse para mejorar el rendimiento de un proceso o tarea. Completar una tarea de la misma manera cada vez permite encontrar y abordar fallas sistémicas y replicar el éxito continuo. Después de asegurarte de que tu estación de trabajo esté optimizada, continúa practicando los procesos que funcionaron y elimina los procesos que no lo hicieron.

El último paso en el Sistema 5S se trata de consistencia. Mantenerlo requiere disciplina para conservar lo que has logrado. Para responsabilizarte, establece un recordatorio en el calendario dentro de seis meses para realizar una auditoría personal. Observa la foto que tomaste durante el paso Seiso (Brillo) y compara cómo está tu escritorio. Considera qué procesos aún funcionan y cuáles podrían mejorarse, y luego implementa esos cambios.

Si piensas que es mucho tiempo para organizar tu escritorio, ten en cuenta que esta es una inversión inicial que seguirá dando frutos, si la mantienes. Por ejemplo, si este proceso aumenta tu productividad en solo cinco minutos al día, en el transcurso de aproximadamente 250 días laborables al año, eso equivale a casi 21 horas ahorradas.

Si consideraste útil el Sistema 5S, aplícalo en tu oficina y en otras operaciones comerciales. Descubre más sobre Toyota Lean Management.��